Private Langzeitarchivierung digitaler Daten – Erklärvideos für den generischen Einsatz in öffentlichen Bibliotheken

von Jana Kristina Mandrys

Abbildung 1: Eigene Daten zu archivieren ist gar nicht schwer! (Quelle: https://biteable.com/)

Digitale Daten durchdringen mittlerweile die gesamte Lebensrealität der modernen Gesellschaft. Zwar speichern die meisten Privatpersonen ihre Daten irgendwie und irgendwo – jedoch kann von wirklicher Langzeitarchivierung keine Rede sein. Damit sind wichtige, digitale Zeugnisse unserer Gesellschaft in ihrer Langzeitverfügbarkeit bedroht. Diese Problematik ist Privatpersonen jedoch meist nicht bewusst. Mithilfe der Reichweite öffentlicher Bibliotheken soll dieses so wichtige Thema einen breiteren Bekanntheitsgrad in der Bevölkerung erlangen.

Es wurden drei Videos unter dem Titel „Mein digitales Archiv“ zu den Grundlagen der digitalen Langzeitarchivierung erstellt, die so gestaltet sind, dass sie für den generischen Einsatz auf einer Vielzahl verschiedener Websites öffentlicher Bibliotheken geeignet sind.

In den USA ist die private Langzeitarchivierung digitaler Daten („Personal Digital Archiving“) schon lange ein weit verbreitetes Forschungsthema und findet auch im Schulungsangebot vieler öffentlicher Bibliotheken statt. Auf zahlreichen Bibliothekswebsites werden Privatpersonen dort für die Problematik der Langzeitverfügbarkeit eigener digitaler Daten sensibilisiert und erhalten entsprechende Archivierungsgrundlagen.

Die Arbeitsgemeinschaft “Personal Digital Archiving” des Kompetenznetzwerks Langzeitarchivierung (Nestor) arbeitet hierzulande daran, allgemein verständliche Handreichungen für die Langzeitarchivierung privater digitaler Daten zu erarbeiten und diese öffentlichkeitswirksam zu vermitteln. Auf ihrer Website meindigitalesarchiv.de stellen sie die erarbeiteten Archivierungsgrundlagen für Privatpersonen bereits zur Verfügung – jedoch setzt der Besuch dieses Angebots bereits die Sensibilisierung für das Thema Langzeitverfügbarkeit digitaler Daten voraus.

So entstand die Idee, die Reichweite öffentlicher Bibliotheken zu nutzen, um die breite Masse an Bibliotheksbesuchern zunächst für das Thema zu sensibilisieren und diesen mithilfe einfacher, ansprechender Erklärvideos die nötigen Grundlagenkenntnisse zur Langzeitarchivierung digitaler Daten zu vermitteln. Gleichzeitig funktionieren diese Videos auch als Einstieg auf die Nestor-Seite meindigitalesarchiv.de.

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Abbildung 2: Drei Videos zu verschiedenen Aspekten der Langzeitarchivierung (Quelle: https://biteable.com/)

In Zusammenarbeit mit der Nestor AG wurden drei Videos zu den Themen Datenmanagement, Speicherverfahren und Dateiformate mit jeweils einer Lauflänge von ca. drei Minuten erarbeitet. Diese sind vom Aussehen und der Ansprache her generisch konzipiert, so dass sie sich für die spätere Implementierung auf einer Vielzahl von Websites öffentlicher Bibliotheken eignen. Dank des generischen Ansatzes können die Bibliotheken wiederum ohne eigenen Personal- oder Kostenaufwand das Angebot ihrer Website erweitern.

Bei der Konzeption der Filme wurde berücksichtigt, dass die Zielgruppe jeden beinhaltet, der sich selbstverständlich im Internet bewegt und mit Computer, Smartphone, Tablet etc. umgeht: „Personal Digital Archiving“ ist also ein Thema, das unterschiedliche Bevölkerungs- und Altersgruppen betrifft. Daher gab es den Anspruch, die Vielfältigkeit unserer Gesellschaft abzubilden. So sind die in den Videos gezeigten Personen unterschiedlichen Alters, Geschlecht und Ethnie. Ganz bewusst wurde bei der Wissensvermittlung ein eher niedriges Informationsniveau gewählt. Die drei Videos richten sich an Archivierungsneulinge und sollen Lust auf Langzeitarchivierung machen. Es geht nicht darum, Privatpersonen zu Archivaren auszubilden, sondern die Grundlagen des privat Möglichen zu vermitteln.

Abbildung 3: Private Langzeitarchivierung digitaler Daten ist etwas für jeden! (Quelle: https://biteable.com/)

Die drei Filme hinterlassen einen seriösen Eindruck und treffen gleichzeitig einen sympathisch-lockeren Ton. Der Zuschauer entscheidet innerhalb der ersten Sekunden darüber, ob das Video für ihn relevant ist und ob er Spaß daran hat, es weiter zu schauen. Daher wurde besonderes Augenmerk auf die Gestaltung der ersten 30 Sekunden („Intro“) gelegt. Bewusst wurde hier eine humorvolle, lockere Ansprache gewählt. Der Zuschauer soll sich selbst ertappt, aber nicht angegriffen zu fühlen!

Abbildung 4: Intro aus einem der Videos – informativ und humorvoll. (Quelle: https://biteable.com/)

Die drei Videos zu Datenmanagement, Speicherverfahren und Dateiformten erläutern in knapper Form die wichtigsten Aspekte der Langzeitarchivierung digitaler Daten. Zu den angesprochenen Themen zählen das Schaffen einer Struktur der gespeicherten Dateien und Ordner, das Vergeben guter Dateinamen ohne die Verwendung von Sonderzeichen, Grundsätzliches zur Wahl des richtigen Speicherorts und Dateiformats sowie das Entwickeln einer Backup-Strategie. Die Nutzer lernen das so genannte „3-2-1-Prinzp“ kennen. Hierbei lernen sie, dass sie mehrere Kopien an mehreren Orten und auf mehreren Speichermedien sichern sollen.

Abbildung 5: Film-Still aus einem der Videos – klare und einfache Sprache, moderne und ansprechende Gestaltung. (Quelle: https://biteable.com/)

Immer wieder wurde auf die wichtigste Archivierungsregel hingewiesen: das regelmäßige Kontrollieren der archivierten Dateien und der entsprechenden Speichermedien. Hinsichtlich des digitalen Nachlasses wird auch auf die Erstellung von Informationsmaterial zum eigenen digitalen Archiv geraten und dazu, Zugangsdaten und Verträge aktuell zu halten.

Speziellere und tiefergehende Fragen wurden nicht behandelt, da derlei Fragestellungen zu vielfältig sind, um sie in einem 3-Minuten-Format ausreichend erläutern zu können. Weiterführende Informationen für die direkte Implementierung auf der Bibliothekswebsite können in Folgeprojekten ergänzt werden und bereits jetzt schon über die Website www.meindigitalesarchiv.de gefunden werden.

 

Projektzeitraum: November 2020 bis Februar 2021
Projektbetreuer*in: Prof. Dr. Mirjam Blümm
Kontakt: hallojana@hotmail.de

Ein Gedanke zu „Private Langzeitarchivierung digitaler Daten – Erklärvideos für den generischen Einsatz in öffentlichen Bibliotheken“

  1. Die nestor-AG “Personal Digital Archiving” freut sich über die tolle Unterstützung ihrer Aktivitäten durch die Videos von Frau Mandrys – und dankt Ihr für Ihre Initiative und deren gelungene Umsetzung!

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