Wie gelingt es, Wissen in hochspezialisierten Organisationen langfristig zu sichern und zugleich im Alltag nutzbar zu machen? Mit dieser Frage beschäftigte sich ein Praxisprojekt im Masterstudiengang Bibliotheks- und Informationswissenschaft (MALIS) an der TH Köln. Im Fokus standen die Organisationshandbücher (OrgHandbücher) der Spezialbibliotheken der Bundeswehr – ein traditionell etabliertes, in der Praxis jedoch zunehmend vernachlässigtes Instrument.
Ausgangslage: Ein Werkzeug verliert an Relevanz
Seit Mitte der 1990er-Jahre sind OrgHandbücher für alle Spezialbibliotheken der Bundeswehr verpflichtend. Sie sollen Prozesse dokumentieren, Zuständigkeiten klären und Erfahrungswissen sichern. Doch viele Handbücher waren seit Jahren nicht mehr aktualisiert, der Zugriff gestaltete sich schwierig und kollaboratives Arbeiten war nicht vorgesehen.
Stattdessen wichen Bibliotheken auf eigene Lösungen wie SharePoint oder Wikis aus. Das Ergebnis: eine fragmentierte Wissenslandschaft – mit dem Risiko, dass wertvolles Erfahrungswissen durch Personalwechsel verloren geht.
Methodisches Vorgehen: Datenbasis schaffen
Um die tatsächliche Nutzung der OrgHandbücher zu erfassen, setzte das Projekt auf einen Methodenmix:
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- Trendumfrage bei der Jahrestagung der Spezialbibliotheken
- Online-Befragung aller Mitarbeitenden
Die Rücklaufquote lag bei über 70 % – ein starkes Signal für das Interesse am Thema. Die Ergebnisse waren jedoch ernüchternd: Zwei Drittel der Befragten nutzten das OrgHandbuch überhaupt nicht. Gründe waren fehlende Einweisung, veraltete Inhalte und eine unübersichtliche Struktur. Wenn es genutzt wurde, diente es vor allem als Leitfaden oder beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen.
Lösung: Ein digitales OrgHandbuch in Confluence
Auf Basis dieser Erkenntnisse entwickelte das Projekt ein exemplarisches OrgHandbuch in Confluence, der Wiki-Plattform der Bundeswehr.
Die wichtigsten Merkmale:
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- Hierarchische Struktur mit Startseite und Unterseiten für jede Bibliothek
- Flexible Rechteverwaltung (offen, read-only, geschlossen)
- Kollaboratives Arbeiten mit gemeinsamer Bearbeitung und Kommentarfunktion
- Visuelle Navigation über Themenkacheln
- Schulungsangebote für Einführung und Nutzung
Damit wird das OrgHandbuch von einem statischen Dokument zu einem lebendigen, kollaborativen Wissensinstrument weiterentwickelt.
Ausblick: Verstetigung als Schlüssel
Die technische Umsetzung war ein erster Schritt – entscheidend wird die kontinuierliche Pflege und Integration in den Arbeitsalltag. Nur so kann das OrgHandbuch langfristig Akzeptanz finden.
Darüber hinaus zeigt das Projekt: Moderne Wissensmanagement-Ansätze lassen sich auch in hochstrukturierten Organisationen wie der Bundeswehr erfolgreich einführen. Die Übertragung auf andere Institutionen liegt nahe – überall dort, wo Wissen nicht an Personen gebunden bleiben darf, sondern institutionell gesichert werden muss.
Fazit
Das MALIS-Praxisprojekt verbindet wissenschaftliche Analyse mit praxisnaher Umsetzung und zeigt:
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- Wissensmanagement erfordert zeitgemäße, nutzerorientierte Werkzeuge.
- Kollaboration und Transparenz sind entscheidende Erfolgsfaktoren.
- Organisationshandbücher können weit mehr sein als Archivdokumente – wenn sie als lebendige Wissensplattform gedacht und gepflegt werden.
Projektzeitraum: Februar 2025 – August 2025
Projektbetreuer*in: Prof. Dr. Simone Fühles-Ubach
DOI: https://doi.org/10.59350/q5sft-0wj68
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