Wissen ist eine zentrale Ressource, besonders wenn Abläufe komplex sind und viele Personen beteiligt sind. In der ULB Bonn sind studentische Hilfskräfte (SHKs) für vielfältige Aufgaben wie Ausleihe, Magazinbearbeitung und Lesesaal-Dienste zuständig, oft eigenständig und ohne die Anwesenheit von Fachkräften. Dafür benötigen sie schnellen Zugang zu klaren Informationen. Ein Confluence-Wiki existierte bereits, war aber zunehmend veraltet, unvollständig und schwer auffindbar – das Wiki erfüllte seine Aufgabe nicht mehr. Die Folge: mehr Rückfragen, fehlerhafte Aufgabenbearbeitung und falsche Auskünfte. Aus diesem Grund wurde 2025 das Projekt zur Neukonzeption des SHK-Wikis gestartet, mit dem Ziel, eine aktuelle, benutzerfreundliche Plattform zu schaffen, die Wissen bündelt und SHKs effektiv unterstützt.
Das Projekt umfasste drei Phasen: In der Vorbereitung entwickelte ich gemeinsam mit meinem Vorgesetzten die Projektidee und absolvierte eine Schulung bei unserem Confluence-Team. Zusätzliche Aufgaben und hohe Krankenstände erschwerten die Zeitplanung. In der zweiten Phase wurden vorhandene Inhalte gesichtet und überarbeitet sowie die Erwartungen der SHKs durch eine Umfrage einbezogen. Gewünscht wurden Übersichtlichkeit, klare Anleitungen und zuverlässige Informationen. Diese wurden direkt in die Struktur des neuen Wikis aufgenommen. Die letzte Phase beinhaltete technische Klärungen, die finale Überarbeitung und die Vorbereitung der Veröffentlichung. Durch Kommunikationsmaßnahmen wie Blogeintrag, Rundmail und Vorstellung in der Abteilungsleiterrunde wurde Transparenz hergestellt. Die Umstellung auf den neuen SHK-Bereich erfolgt am 1. September 2025.
Bisherige Rückmeldungen sind positiv: Das neue Wiki wird als deutlich zugänglicher und praxisnäher wahrgenommen. Die Erfahrung zeigt, dass erfolgreiche Wissensdatenbanken nicht nur von der Technik abhängen, sondern vor allem von der aktiven Beteiligung der Nutzer:innen, einer realistischen Zeitplanung und enger Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Mit der neuen Wissensdatenbank steht den SHKs eine moderne, strukturierte und langfristig gesicherte Plattform zur Verfügung. So haben die Hilfskräfte eine verlässliche Wissensquelle – besonders für Dienste außerhalb der Servicezeiten. Das Projekt beweist: Wenn alle ihre Erfahrungen einbringen, entsteht eine Lösung, die den Arbeitsalltag erleichtert und echten Mehrwert für die Abteilung schafft.
Projektzeitraum: März 2025 – August 2025
Projektbetreuer*in: Prof. Dr. Inka Tappenbeck
DOI: https://doi.org/10.59350/y2ecf-m9c47
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