Wer schonmal eine wissenschaftliche Spezialbibliothek betreten hat, weiß: Neben wertvollen Beständen und konzentrierter, ruhiger Arbeitsatmosphäre gibt es auch eine Menge organisatorischer Aufgaben, die meist hinter den Kulissen stattfinden. Eine davon ist die Erfassung von Anmeldedaten der Bibliotheksnutzerinnen und -nutzer. Diese Daten werden noch handschriftlich mit Papierfragebögen erfragt und externe Gäste tragen sich in eine Papierliste ein. Auch das Feedback wird auf Zettel eingetragen oder aber ins Gästebuch. Das alles zu sichten und in die Gästedatenbank zu übertragen führt nicht nur zu einem hohen Aufwand, sondern auch zu unnötigem Durcheinander im Arbeitsalltag.
Doch genau hier setzt ein neues Konzept an: die Einführung eines digitalen, hybriden Gästebuchs, das Anmeldebögen und persönliches Feedback in einem einzigen System vereint. Das lässt nicht nur das Papierchaos verschwinden, es ist auch modern und flexibel und orientiert sich an den Bedürfnissen der Bibliotheksnutzenden und des Bibliothekpersonals.
Das Ziel des Praxisprojektes ist es, an der Bibliothek des „Leibniz-Institut für Deutsche Sprache“ in Mannheim ein Anmelde- und Feedbacksystem in Form eines digitalen Gästebuchs zu entwickeln und zu erproben.
Papierlisten haben seit Jahrzehnten ihren Zweck in unserer Bibliothek erfüllt, doch sie bringen immer wieder dieselben Schwierigkeiten mit sich: unleserliche Einträge in persönlicher Handschrift, fehlende Daten, die nachträglich erfragt werden müssen, verlorene Zettel und ein hoher Verwaltungsaufwand. Persönliche Rückmeldung über den Aufenthalt der Bibliotheksnutzerinnen und -nutzer ging dabei oftmals unter – oder landete verstreut in E-Mails, Einzelgesprächen oder Eintragungen ins alte Gästebuch. Ein digitales, hybrides Gästebuch löst diese beiden Herausforderungen. Es schafft Struktur, sammelt die personenbezogenen sensiblen Daten an einem Ort, ist ressourcenschonend und spart enorm viel Zeit. Nutzerinnen und Nutzer können sich vor Ort an der Theke in der Bibliothek schnell und unkompliziert über das Tablet registrieren und ihre Daten eintragen. Diese Daten werden sicher gespeichert und können mit Einverständnis z.B. für den Jahresbericht ausgewertet werden. Außerdem kann zu Beginn des Aufenthalts die Benutzerordnung eingesehen und digital unterschrieben werden. Am Ende des Aufenthalts können die Gäste über das Tablet ein kurzes Feedback zu ihrer Zeit in der Bibliothek abgeben oder auch auf Wunsch eine persönliche Nachricht hinterlassen. So werden Rückmeldungen nicht länger dem Zufall überlassen, sondern aktiv gefördert. Für das Bibliotheksteam bedeutet die Einführung des neuen Systems vor allem eins: spürbare Entlastung. Es bedeutet u.a.: keine Papierstapel und übervolle Regale mit Ordnern, keine händische Übertragung in die Gästedatenbank, keine verlorenen Notizzettel, kein Suchen in Mappen und Ablagen, kein Zählen der Gästeanzahl für den Jahresbericht. Alle Informationen laufen digital zusammen und können bei Bedarf gefiltert, sortiert und ausgewertet werden. Das sorgt für einen guten Überblick und spart Zeit. Auch für die Bibliotheksnutzerinnen und -nutzer entsteht ein Mehrwert: Viele der Gäste empfinden es vermutlich als angenehm, ihr Feedback direkt im Moment teilen zu können – ohne z.B. auf einen Termin mit der Leitung oder dem Bibliothekspersonal warten zu müssen.
Projektzeitraum: September 2025 – Februar 2026
Projektbetreuer*in: Prof. Dr. Simone Fühles-Ubach
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