von Ina B.
Archive streben sowohl nach der Nähe zu den Nutzenden als auch nach einer frühestmöglichen Einbindung in die Entstehungsprozesse des Archivguts. Für unser Unternehmensarchiv wurden diese Ziele mit Einführung der Bilddatenbank zur Realität. Neue Bilder werden seither von verschiedenen Abteilungen in die Datenbank eingespeist und mit Metadaten angereichert. Durch das Historische Archiv findet die Sichtung und Bewertung der Bilder statt. Unternehmenshistorisch relevante und somit archivwürdige Bilder werden als solche kategorisiert und dokumentarisch erschlossen. Diese Bilder können wiederum direkt recherchiert und – sofern es die Rechtslage zulässt – für neue publizistische Zwecke genutzt werden. Doch was passiert, wenn im Zuge dessen Daten verändert oder durch einen falschen Klick dem Archiv entzogen werden? Ohne den ihnen zugewiesenen Kategorien und Normdaten verlieren sie sich in einer Masse von bereits 850.000 Datensätzen.
Um die langfristige Auffindbarkeit und die Unveränderlichkeit der Metadaten dieser Bilder sicherzustellen wurde im Rahmen des MALIS Praxisprojektes eine Schnittstelle zwischen Bilddatenbank und Archivdatenbank geschaffen. Über einen regelmäßigen Bilddatenimport werden relevante Informationen zukünftig in die Faust-Datenbank des Historischen Archivs übernommen. Das Projekt startete nach der Projektplanung mit der Analyse der vorhandenen Daten im Quellsystem. Teil des Projektes waren ebenso die Angleichung des normierten Vokabulars der Systeme durch Aktualisierung bzw. Anbindung der Thesauri wie auch eine Überarbeitung der Faust-Datenbank aufgrund von neuen Anforderungen. Diese ergaben sich beispielsweise aus dem Projekt Gendergerechte Archivdatenbanken.
Anschließend erfolgte die Realisierungsphase durch die Erstellung des Datenmappings. Probleme ergaben sich bei der Übertragung des Datenmappings in das Faust-Importformat. Dieses konnte weder die Struktur der XML-Dateien verarbeiten noch das ursprünglich angedachte Archivierungskonzept (basierend auf nach Bedarf zu duplizierenden Repräsentationsverbünden) umsetzten. Es wurden daher weitere Änderungen an der Faust-Datenbank, die Transformation der Export-Dateien und folglich auch eine Überarbeitung des Datenmappings nötig, bevor das Faust-Importformat realisiert werden konnte. In der abschließenden Pilot- und Testphase konnten Fehler identifiziert und nahezu vollständig behoben werden. Der letzte noch offene Punkt betrifft ein codiertes Datum in der Export-Datei und bedurfte zur Klärung in fünfter Instanz der Hilfe der Herstellerfirma selbst. Es ist davon auszugehen, dass das weitere Vorgehen hierbei seitens der IT-Abteilung in den kommenden Wochen entschieden wird. Ggf. wird im Zuge dessen noch eine Änderung am Transformations-Skript nötig.
Durch das realisierte Faust-Importformat können Bilddatenimporte schnell und unkompliziert durchgeführt und so relevante Metadaten archivwürdiger Bilder für die Zukunft gesichert werden. Darüber hinaus können die Datensätze des Historischen Archivs untereinander referenziert werden. So ist es möglich Referenzen auf Chronikereignisse, Objektdatensätze o.ä. zu erstellen, Bilder dadurch zu kontextualisieren und Bestände untereinander besser zu verknüpfen. Außerdem wird der Bildbestand zukünftig über den Faust-iServer allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht, sodass er über mit dem Medium Bild arbeitende Abteilungen hinaus sicherbar und für alle selbst durchsuchbar wird.
Projektzeitraum: März 2021 bis September 2021
Projektbetreuer*in: Prof. Dr. Klaus Lepsky