von Karoline Braun
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Digitalisierung ist in aller Munde und aus dem universitären Alltag nicht mehr wegzudenken. Dennoch stammen die Bibliotheksmanagementsysteme teils aus dem letzten Jahrhundert und bedürfen dringend einer Erneuerung. Die Anforderungen an solche Systeme nehmen ständig zu, die Möglichkeiten der Systeme sind allerdings nunmehr begrenzt.
Dieser Entwicklung Rechnung tragend hat das Ministerium für Kunst und Wissenschaft im Rahmen von „Digitale Hochschule NRW“ mehr als zehn Millionen Euro zur Verfügung gestellt, um die IT-Infrastruktur in rund vierzig Bibliotheken des Landes auf Vordermann zu bringen und ein modernes, cloudbasiertes Bibliotheksmanagementsystem (CBMS) einzuführen. Die Wahl fiel auf Alma von der Firma Ex Libris. Die Universitätsbibliothek Siegen (UB SI) hat sich entschieden, in dieses Projekt einzusteigen.
Wesentliche Gründe hierfür waren: Eine dringend erforderliche Vereinfachung des Managements unterschiedlicher Medienarten sowie größerer Pakete. Auch die Arbeitsabläufe von Katalogisierung, Erwerbung Ausleihe und Recherche sollten modernisiert und in einer Oberfläche abgebildet werden. Dies sollte ebenso zu einer Effizienzsteigerung führen wie eine Umstellung auf eine zentrale Administration des CBMS durch das Hochschulbibliothekszentrum NRW (HBZ).
Die UB SI war in der Umsetzung des Projektes in wesentlichen Teilen an das Projektmanagement von HBZ und Ex Libris gebunden, deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Experten für die Einführung neuer IT Systeme und das damit verbundene professionelle Projektmanagement sind. Das Alma Projekt wird in drei Wellen in die Bibliotheken des Landes eingeführt. Die UB Siegen befindet sich in der zweiten Welle und konnte so bereits von den Erfahrungen der ersten Welle profitieren.
Das Projektmanagement der UB SI stand nun vor der Herausforderung, die Vorgaben von HBZ und Ex Libris zu erfüllen und gleichzeitig den individuellen Gegebenheiten vor Ort gerecht zu werden und ein regionales Projektmanagement auf die Beine zu stellen. Sozusagen ein kleines Projekt innerhalb eines großen Projektes.
Ein internes Vorprojekt in der UB SI beinhaltete die Auswahl des Projektteams, die der Projektwerkzeuge und die Entwicklung eines individuellen Projektzeitplans für Siegen. Darüber hinaus ging es um Projektkommunikation und den offiziellen Startschuss. Im Hauptprojekt lag der Fokus auf der eigentlichen Durchführung mit den Schwerpunkten „Datenbereinigung“ und „Geschäftsgänge“. Immer wieder auftauchende Problemfelder waren in der Praxis beispielsweise eine Überlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Nichterledigung von Aufgaben bis zur gesetzten Frist. Der Bericht enthält Hinweise auf drohende Risiken und die Siegener Lösungswege zur Vermeidung ihres Eintritts. Schließlich werden die noch ausstehenden Projektschritte aufgeführt. Der Bericht endet mit einer Schlussbemerkung.