von Andrea Ohlinger
Zum 01.01.2023 war es so weit: die Fusion der Technischen Universität Kaiserslautern mit dem Campus Landau der Universität Koblenz-Landau zur RPTU Kaiserslautern-Landau wurde vollzogen. Die beiden Universitätsbibliotheken mussten sich jedoch schon viel früher die Frage stellen, welches Bibliothekssystem in Zukunft gemeinsam genutzt werden soll. Die Entscheidung fiel dabei auf Alma von Ex Libris und so mussten bis zum Go-Live am 01.08.2022 die wichtigsten Workflows an den Ausleihtheken sitzen. Doch, wie schult man die Mitarbeitenden am effektivsten, damit der Umstieg auf Alma reibungslos abläuft?
An den beiden Standorten Kaiserslautern und Landau wurde bis August 2022 das integrierte Bibliothekssystem Aleph von Ex Libris genutzt. Da es nicht möglich war, Aleph beizubehalten, wurde sich der Wave 2 des Projektes „GO:AL“ (Go to Alma) des Hochschulbibliothekszentrums des Landes Nordrhein-Westfalen (hbz) angeschlossen. In diesem Projekt implementieren seit 2019 über 40 Bibliotheken in drei Wellen das cloudgestütze Bibliotheksmanagementsystem Alma, wobei jede Wave vom Wissen der vorhergehenden Waves profitieren soll.
Zu den Herausforderungen, die eine Fusion mit sich bringt, kam somit zusätzlich die Herausforderung eines neuen Bibliothekssystems auf die Mitarbeitenden der Universitätsbibliotheken in Kaiserslautern und Landau zu. Ab Januar 2022 konnten ausgewählte Personen der beiden Universitätsbibliotheken in einem Testsystem erste Workflows und Konfigurationen testen und anpassen. Da Schulungen gut vorbereitet sein müssen, gerade, wenn sich die schulenden Personen selbst noch nicht mit dem neuen Bibliothekssystem auskennen, gehörten auch diese Personen zum Kreis der Testenden.
Die Schulungen für die Mitarbeitenden im Benutzungsbereich wurden Ende Juni / Anfang Juli durchgeführt. Für das Praxisprojekt waren, nach eigenen Tests im Alma-Testsystem und Abstimmungen innerhalb der UB, drei Schulungen für die Mitarbeitenden der UB Kaiserslautern mit folgenden Themen entwickelt worden:
I. Ausleihe, Rückgabe, Verlängerung
II. Notizen, Gebühren, Sperren
III. Vormerkung, Transfer
An jeweils aufeinanderfolgenden Tagen wurden in drei Gruppen von je 12-15 Personen die Schulungen im PC-Pool der UB Kaiserslautern durchgeführt. Jede Schulung war in mehrere Unterthemen geteilt, welche mithilfe einer PowerPoint-Präsentation mit Informationen zu Neuerungen eingeführt wurden. Dazugehörende Workflows wurden live im Alma-Testsystem gezeigt. Anschließend wurden Fragen der teilnehmenden Personen beantwortet und das neu erworbene Wissen direkt in selbst erstellten Übungen im Testsystem vertieft. Die Übungen wurden im Anschluss besprochen, sodass noch offene Fragen beantwortet werden konnten.
Als Schulungsunterlagen wurden die PowerPoint-Präsentationen mit Screenshots aus dem Alma-Testsystem ergänzt und den Teilnehmenden zur Verfügung gestellt. Des Weiteren wurden bei der jeweils ersten Schulung eines Themas Bildschirm und Stimme der Referentin aufgezeichnet. Fragen der Teilnehmenden wurden im Nachhinein durch Text ersetzt, die Antworten der Referentin blieben im Video erhalten. Für die Einarbeitung von zurückkehrenden oder neuen Mitarbeitenden werden die Schulungsvideos und -unterlagen weiterhin die Grundlage bilden und können um neue Inhalte erweitert werden.
Projektzeitraum: März 2022 – August 2022
Projektbetreuer*in: Prof. Dr. Inka Tappenbeck
Kontakt: ohlinger@rptu.de