von Chantal Köppl
Das Projekt wurde bewilligt – aus dem Antrag müssen konkrete Maßnahmen abgeleitet werden. +++ Im Projekt ist das x-te Dokument zum Thema y entstanden – welche Darstellung stimmt und welche Version gilt nun? +++ Das Projekt feiert sein Bergfest – wo steht das Projekt, was will es noch erreichen? +++ Die Projektorganisation soll frühzeitig verstetigt und mit der Organisation des Hauses verschränkt werden. +++ Die Projektlaufzeit nähert sich dem Ende – der Projektbericht muss geschrieben werden.
Diese oder ähnliche Szenarien kennt wohl jeder, der schon einmal in einem Projekt gearbeitet hat. Was einem allerdings nicht sofort in den Sinn käme: jene Herausforderungen des Projektmanagements und der Projektdokumentation mithilfe von Prozessmanagement zu unterstützen und zu begleiten.
Das Prozessmanagement ist so mächtig wie seine Einsatzgebiete vielfältig sind. Denn Prozesse zu managen bedeutet, Abläufe, Sachverhalte und Verantwortlichkeiten zu erfassen, zu dokumentieren und in ein Gesamtbild einzufügen, Schnittstellen zu definieren, Fehlerquellen zu identifizieren, zwischen Beteiligten zu vermitteln, Prozesse zu begleiten, verändern und zu verbessern. Damit bietet das Prozessmanagement einen prall gefüllten Werkzeugkoffer, der in vielen Anwendungsgebieten Einsatz finden kann – vom Wissensmanagement über die Organisationsentwicklung zum Qualitätsmanagement. Baustoffe, von denen auch Projektarbeiten Gebrauch machen.
Klappt man den Koffer des Prozessmanagers auf, blickt man auf Moderations-, Kommunikations-, Organisations-, Controlling-, Zeichen- und Modellierungswerkzeuge und auf ein weiteres Tool: die Prozesslandkarte. Prozesslandkarten sind grafische Darstellungen, die einen Überblick über die Prozesse einer Organisation bieten. Die Schritte, die zur Erstellung und Pflege einer Prozesslandkarte notwendig sind, überschneiden sich stark mit den Aufgaben in Projekten. Deshalb kann sie die Projektarbeit sinnvoll unterstützen.
Die Prozesslandkarte ist ein Multitool – ein Instrument, das ergänzend und unterstützend zu den Werkzeugen des Projektmanagements eingesetzt werden kann. Damit sie ihren Zweck erfüllen kann, ist es allerdings wichtig, die Bedarfe des Projektes zu kennen und die Prozesslandkarte daraufhin auszurichten. Schließlich bestimmen der Baustoff und das Ziel des Bauvorhabens, welche Werkzeuge zum Einsatz kommen. Wie müsste also Ihr Werkzeug, Ihre Prozesslandkarte beschaffen sein, damit sie Ihrem Projektvorhaben zugutekommt? Möglicherweise ist diese abschließende Auswahl von Leitfragen eine Orientierung.
? Welche ist eine für Ihr Projektteam brauchbare “Prozess”-Definition?
? Wer sind die Nutzer*innen Ihrer Prozesslandkarte und welche Sucheinstiege benötigen sie, um die gesuchten Informationen zu finden?
Definieren Sie Themenfelder für Ihre Prozesslandkarte!
? Welche Maßnahmen sind notwendig, damit Ihr Projekt seine Ziele erreicht?
Fügen Sie sie als Prozesstitel in die Prozesslandkarte ein und kontrollieren Sie regelmäßig das Fortkommen.
Definieren Sie ggf. neue Maßnahmen und Prozesse!
? Können Sie die Wege skizzieren, mit denen Sie diese Ziele erreichen wollen?
Halten Sie die Schritte als Prozess fest und kontrollieren Sie regelmäßig das Fortkommen und mögliche Störfaktoren!
? Wird Ihr Projekt Veränderungen herbeiführen, über die Sie sich mit Personen außerhalb des Projekts verständigen müssen?
Erfassen Sie die Personen und Abteilungen und nutzen Sie die Prozesslandkarte, um konkrete Sachverhalte, an denen sie beteiligt sind, zu beschreiben und mit ihnen zu verändern.
Projektzeitraum: März 2021 bis August 2021
Projektbetreuer*in: Prof. Dr. Simone Fühles-Ubach
Kontakt: chantal_franziska.koeppl@smail.th-koeln.de