von Korbinian Ruff
Da die immer aufwendiger werdende Verwaltung von Lizenzverträgen mit den gängigen Bibliothekssystemen oftmals nur provisorisch (oder gar nicht) abgedeckt werden kann, wurde im Zuge dieses Projekts, mithilfe einer individuell und eigens hierfür angepassten Modelldatenbank, ein flexibles und zentrales Lizenzverwaltungssystem aufgebaut, über welches auch die Archivierung aller zugehörigen Verträge, Rechnungen sowie des Schriftverkehrs abgewickelt werden kann.
Die Absicht des Projektes (im MALIS-Studiengang der TH Köln unter der Betreuung von Dr. Peter Kostädt) war es, ein System zu erhalten, das allen funktionalen Ansprüchen der Lizenzverwaltung gerecht wird, und das gleichzeitig über einen zentralen Zugang einen einfachen Zugriff auf alle Datenklassen gewährleistet. Mit dem webbasierten System FILERO können strukturierte und unstrukturierte Daten in einer einzigen Datenbank abgelegt werden. Durch die globale Indexierung der Daten ist eine umfassende Volltextsuche möglich. (s.a. FILERO, inkl. Unterseiten, LIB-IT DMS GmbH; abrufbar unter: https://www.lib-it.de/produkte/filero.html [letzter Zugriff: 10.07.2018]).
Alle Datenstrukturen (Metadaten und Datensatz-Layouts) wurden eigens für dieses Anwendungsszenario konfiguriert. Durch die Kombination aus Archivstruktur und Datenklassen ist ein außerordentlich hoher Anpassungsgrad an die bestehenden Strukturen und Anforderungen der vorhandenen Administrationsprozesse gegeben, wodurch die in der Einrichtung etablierten Abläufe und Strukturen soweit wie möglich beibehalten werden können. Das Grundprinzip dieser Art der Datenstrukturierung ist, dass die Daten nicht bei jedem Vorgang erneut den Metadaten zugeordnet werden müssen, vielmehr folgt das System einem umgekehrten Prinzip: die Daten werden ausgezeichnet (klassifiziert) und auf diese Weise durch Verlinkungen untereinander strukturiert.
Durch den Einsatz von FILERO können auch sämtliche Arbeitsvorgänge der Lizenzverwaltung direkt auf strukturierte Weise abgelegt und in einem einzigen Datensilo zentral archiviert werden. Hierdurch können komplexere Zusammenhänge der Datenstruktur sichtbar gemacht werden.
Über den FILERO-Client können einerseits Inhalte aus einer Office-Anwendung unmittelbar in das Ablageziel geladen werden, andererseits können aber auch Datensätze und archivierte E-Mails samt Anhang direkt aus FILERO heraus verschickt werden. Für den gegebenen Anwendungsbereich kann dies beispielsweise die multilaterale Kommunikation im Rahmen von Konsortialverhandlungen erheblich erleichtern. Hierbei ist es jederzeit möglich, alle Aktionen und Änderungen, die durch einen Benutzer an den Datensätzen vorgenommen werden, zu protokollieren und nachzuvollziehen. Die Revisionssicherheit und IT-Compliance des Systems ist durch die komplette Versionierung/Indexierung aller Änderungen gewährleistet (GoBD-Compliance). (s.a. BMF-Schreiben zu „GoBD”; abrufbar unter: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html [letzter Zugriff: 10.07.2018]).
Das System verfügt über eine voll dokumentierte universale API-Funktionalität. Über diese Standard-Schnittstelle können bei Bedarf auch Titellisten von Verlagen eingepflegt werden. Mithilfe des Reporting Tools Report Weaver können sämtliche Daten aufbereitet, ausgewertet und exportiert werden. Die webbasierte Anwendung wird automatisch skaliert und kann somit auf sämtlichen mobilen Endgeräten im Responsive Design wiedergegeben werden.
Sowohl in Fällen, wo die Verwaltung der Lizenzen von Grund auf neu organisiert werden muss, als auch in solchen, wo eine bereits vorhandene Struktur adaptiert werden muss, sollte die Einführung eines solchen Systems mit einer wesentlichen Vereinfachung in der Handhabung für den Anwender einhergehen. Für die Erfordernisse einer Lizenzverwaltung kann hier auf Grundlage der entwickelten FILERO-Modeldatenbank ein individuell zugeschnittener Lösungsweg entwickelt werden.
Der Aufbau und die Strukturierung eines eigens angepassten Lizenzverwaltungssystems ist zunächst mit einem erhöhten Aufwand verbunden. Dieser Umstand muss bei den Erwägungen im Vorfeld sowie in der Vorbereitungsphase berücksichtigt werden. Um die Vorbedingungen richtig einschätzen zu können, bedarf es hier einer sorgfältigen Analyse der Gegebenheiten und Anforderungen. Dafür erhält man jedoch ein Lizenzverwaltungssystem, welches bis ins Details auf die lokalen Bedürfnisse abgestimmt werden kann. Ein solches System ermöglicht eine optimale Auswertung der lokalen Daten, da keine Zugeständnisse an vorgefertigte Komplettlösungen gemacht werden müssen.