Medienmanagement leichtgemacht – Einführung von BibControl in der Stadtbibliothek Köln

von Christian Schmid

Bibcontrol OLAP(????)-Würfel Ausleihstatistik für das Medienmanagement (GraphiK: XXXX)

Bibcontrol OLAP (Online Analytical Processing)-Würfel Ausleihstatistik für das Medienmanagement (Graphik: Autor)

Welche Medien werden häufig ausgeliehen? In welcher Bibliothek? Von welchem Personenkreis an welchen Tagen? Diese mit der Business Intelligence Software BibControl kombinierbaren Parameter nutzt die Stadtbibliothek Köln bei der Beschaffung neuer Medien sowie für die Entwicklung neuer Dienstleistungsangebote. Zusammen mit der bisherigen Auswertung von Kundenempfehlungen kann mit der neuen Software das Angebot optimal auf die Wünsche der Kunden abgestimmt werden.

Die Produktivsetzung der Software erfolgte im Rahmen des hier beschriebenen Praxisprojektes des MALIS-Studiengangs der TH Köln.

Die Stadtbibliothek Köln beschäftigte sich bereits seit mehreren Jahren mit der Einführung einer Business Intelligence Software für das Medienmanagement. 2014 gab es bei der Stadtbibliothek dann zusätzlich konkrete Überlegungen Floating Collections einzuführen. Dabei verbleiben ausgewählte Medienbestände jeweils in der (Stadtteil-)Bibliothek, in der sie von den Lesern zurückgegeben werden. Um dieses umzusetzen, war eine zusätzliche Software für das Management des Medienbestandes notwendig. Die Entscheidung fiel auf BibControl der Firma Triangle Solutions. Mit Hilfe von BibControl sollte es zudem einfacher werden, komplexe Analysen des Ausleih- und Medienbestandes durchzuführen sowie diese den MitarbeiterInnen webbasiert zur Verfügung zu stellen. Zudem waren eine effektive Etatplanung, die zentrale Datenhaltung, die automatische Archivfunktion sowie nicht zuletzt der Einsatz als mächtiges Marketing- und Managementinstrument für die Bibliotheksdirektion ein wesentliches Kriterium zur Beschaffung von BibControl. So sollten etwa Aussagen zum Nutzungsverhalten mit Hilfe von BibControl gewonnen werden und öffentlichkeitswirksam in der PR- und Lobbyarbeit eingesetzt werden.

Projektziele nach Zielgruppen

Projektziele nach Zielgruppen

Die Stadtbibliothek nutzte vor der Einführung von BibControl zur Verwertung und Analyse bibliothekarischer Kennzahlen selbst entwickelte und komplex bedienbare Verfahren, für die SQL-Kenntnisse zwingend erforderlich waren. Die BibControl-Lösung versprach dagegen eine vollständig integrierte Lösung, die ohne Spezialkenntnisse nutzbar ist. Das BibControl Data Warehouse dient dabei als zentrale Datenquelle aller bibliothekarischen Bestands- und Bewegungsdaten. Mittels BibControl Client können diese Daten über ein zentral bedienbares System abgerufen und analysiert werden, das Data Mining Tool wird zum Analysetool aufgebaut. Das Online Cockpit ermöglicht als Webschnittstelle einen zielgruppenspezifischen Abruf von Statistikdaten für die Mitarbeiter der Stadtbibliothek Köln.

Vereinfachter Aufbau der Bibcontrol-Lösung

Vereinfachter Aufbau der Bibcontrol-Lösung

Methodisch und inhaltlich betrachtet wurden im Rahmen des Praxisprojektes als Teil des Gesamtprojektes sämtliche für die Produktivsetzung von BibControl notwendigen Schritte umgesetzt. Neben dem Aufbau der technischen Infrastruktur (Server, Vernetzung und Datensicherung) waren die Umsetzung des Rechte- und Rollenkonzeptes, die Erstellung der Abfrage- und Analysefunktionen, die Einbindung der webbasierten Schnittstelle (Online-Cockpit), die Projektkoordination sowie die Umsetzung des Datenübernahmeverfahrens wesentliche Bestandteile des Praxisprojektes. Beteiligte Personen am Praxisprojekt waren die Stadtbibliothek Köln (insbesondere die Abteilungen Erwerbung, Lektorat und EDV), die Firma Triangle Solutions sowie die Firma Bibliomondo. Betreuer im Auftrag des Instituts für Informationswissenschaft der TH Köln war Dr. Peter Kostädt.

Abgrenzung Gesamtprojekt – Praxisprojekt

Abgrenzung Gesamtprojekt – Praxisprojekt

Der Produktivbetrieb konnte planmäßig im Juli 2015 aufgenommen werden. Über die Etatplanung hinaus ist eine effektive Analyse des Medienbestandes und Nutzerverhaltens möglich. Durch die Einführung der Software wird zusätzlich die IT-Abteilung entlastet, da Aufträge zur Erstellung von Statistiken nicht mehr als Ad-Hoc-Anfragen primär dort bearbeitet werden müssen, sondern auf nunmehr einfachere Weise von den Mitarbeitern aus Lektorat und Erwerbung bearbeitet werden können. Die Beziehungen zwischen den Daten lassen sich in BibControl leicht zusammenstellen und sind wesentlich einfacher zu analysieren als über komplexe SQL-Abfragen. Überdies bietet die Veröffentlichung der für das Online Cockpit freigegebenen dynamisch aktualisierten Kennzahlen eine hervorragende Möglichkeit, statistische Daten dem Gesamtsystem der Stadtbibliothek zur Verfügung stellen.

Aufbau der IT-Infrastruktur für Bibcontrol (Graphik: XXX)

Aufbau der IT-Infrastruktur für Bibcontrol (Graphik: Autor)

Perspektivisch gesehen verspricht sich die Stadtbibliothek Köln durch weitere BibControl-Verbesserungen – insbesondere hinsichtlich der Erstellung komplexer Datenanalysen – eine nachhaltige Optimierung in sämtlichen Bibliotheksprozessen. Dies betrifft den unterstützenden Einsatz von BibControl bei der Planung von Geschäftsgängen, der Raum- und Standortplanung sowie der zielgruppenorientierten Aufbereitung statistischer Kennzahlen für Jahresberichte und Strategiepapiere mit Blick auf eine optimierte Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Als weitere Projekte wären die vollautomatisierte Generierung der Daten für nationale und internationale Bibliotheksstatistiken wünschenswert, ebenso wie die BibControl-Auswertung der Besucherzählerdaten und die Statistiken zur E-Medien-Ausleihe.

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