von Friederike Luce
Bibliotheksmitarbeiter*innen verlassen nach vielen Dienstjahren die Einrichtung in Richtung Ruhestand – aber wie bleibt ihr Wissen erhalten? Mit welchen Methoden und Werkzeugen lässt sich das oft über Jahrzehnte gewachsene Fach- und Erfahrungswissen der „von Board“ gehenden Mitarbeitenden dokumentieren und nachnutzbar machen, damit es der Einrichtung nicht verloren geht? Dem Aspekt der Wissenssicherung innerhalb des gesamten Offboarding-Prozesses widmet sich dieses Projekt.
Sowohl Fachkräftemangel als auch der demographische Wandel stellen viele Einrichtungen vor Herausforderungen. Umso sinnvoller erscheint ein geregeltes Offboarding-Verfahren, das einen besonderen Schwerpunkt auf Dokumentation und Erhalt des Wissens der gehenden Person legt. Tritt ein*e Mitarbeiter*in aus der Organisation aus, nimmt er*sie sowohl Fach- als auch Erfahrungswissen mit. Findet keine systematische Weitergabe dieses Wissens statt, geht der Organisation dieses Wissen verloren. Der Erfolg einer jeden Einrichtung beruht jedoch zu einem großen Teil auf dem Wissen ihrer Mitarbeitenden. Die Vorteile einer Wissenssicherung für die Einrichtung liegen darin, dass das Wissen im Unternehmen verbleibt und effiziente Einarbeitungspläne erstellt werden können, wodurch neue Mitarbeitende schneller eingearbeitet werden können. Die nachfolgende Person profitiert von dem persönlich aufgebauten Netzwerk des Vorgängers oder der Vorgängerin und ist schneller mit den Kollegen und Kolleginnen auf einem Wissenstand. Aber auch die ihre berufliche Tätigkeit reflektierende Person, die die Einrichtung verlässt, erhält Wertschätzung und Motivation durch das Interesse an ihrem Arbeitsgebiet.
Im Rahmen des Projektes wurden verschiedene Methoden und Werkzeuge der Wissenssicherung erprobt, wie die Erstellung von Wissenslandkarten, Durchführung von Interviews und Story Tellings, die Erarbeitung von Key-Documents und on-the-job-training.
Das Projekt soll einen kleinen Impuls bieten, Themen rund um das Offboarding, Wissenssicherung und -transfer und überhaupt Wissensmanagement weiter voranzubringen.
Projektzeitraum: September 2024 – Januar 2025
Projektbetreuer*in: Prof. Dr. Inka Tappenbeck
Kontakt: f.luce@ub.uni-mainz.de