von Margarethe Hauck
Quelle: Margarethe Hauck
Moderne Bibliotheken nutzen heute zur Organisation und Durchführung bibliothekarischer Arbeit fast ausschließlich Software. Digitalisiert gesteuert werden können Tätigkeiten im Bereich Ausleihe, Katalogisierung und Erwerbung. Integrierte Bibliothekssysteme ermöglichen es auch kleinen Bibliotheken, verschiedene Bereiche der Arbeit innerhalb eines Systems zu vereinen. Wie zum Beispiel Koha – ein webbasiertes, integriertes Bibliothekssystem, welches modular aufgebaut ist, so dass Nutzer*innen genau diejenige Software zur Verfügung steht, die sie für die Tätigkeitsfelder der eigenen Einrichtung benötigen.
Koha wird von der NTNM-Bibliothek seit ihrer Gründung 2017 genutzt, unterstützt durch das BSZ, welches die Software – eigentlich Open-Source – aufsetzt, hostet und supportet. Zwischen März und August 2022 wird in der NTNM-Bibliothek (Campus Saarbrücken) zusätzlich zu den bereits vorhandenen Modulen zur Organisation der Ausleihe, der Katalogisierung und der Zeitschriftenakquise ein Modul implementiert, welches auf das Tätigkeitsfeld der Erwerbung abgestimmt ist.
Das Ziel des hier beschriebenen Projekts ist die technische Implementierung des Erwerbungsmoduls. Dieses neue Arbeitsmittel verändert die Arbeitsabläufe der Medienbeschaffung sowie deren Eingangsüberwachung und Inventarisierung erheblich, weshalb ein Projekt einen guten Rahmen bietet, die Möglichkeiten dieses neuen Moduls auszuloten.
Nach Abschluss des Projekts ist das Erwerbungsmodul vollständig in das Bibliothekssystem integriert und die Mitarbeiterinnen der Erwerbung konnten sich von der Qualität des Moduls überzeugen. Die neuen Workflows sind weitgehend verinnerlicht, nur bei komplizierteren Vorgängen wird auf die Dokumentation erprobter Workflows zurückgegriffen, die innerhalb des Projektes zur Wissenssicherung erstellt wurde. Medienbestellungen werden nun aus dem System heraus getätigt, Lieferanten automatisiert benachrichtigt, Kosten direkt aus den erstellten Etats abgebucht. Lieferanten sind zentral zusammengestellt, Rechnungen und offene Bestellungen werden im System angezeigt, bei Überfälligkeit können Lieferanten benachrichtigt werden.
Die Software-Einführung wurde nach Projektabschluss evaluiert und das Feedback der Bibliotheksleitung ist über die technische Einführung hinaus positiv. Ihr Fazit lautet: Durch das Arbeitspaket zur Strukturierung des Etats habe sich bereits während des Projekts ein deutlich verbesserter Überblick über die Ausgaben eingestellt. Die Verbesserung der Transparenz des Bibliothekshaushaltes, die als übergeordnetes Ziel der Softwareimplementierung galt, wird schon jetzt spürbar. Ende des Jahres – wenn aus den Systemdaten Statistiken zur Erwerbung generiert werden können – wird ein sehr detaillierter Überblick über die Ausgaben möglich sein. In diese Strukturen noch tiefer einzusteigen, wird eine Aufgabe sein, die uns nach dem Projekt weiter beschäftigen wird