von Volker Fritz
In der Stadtbibliothek Villingen-Schwenningen erfolgt die Medienrückbuchung bisher durch das Personal an der Servicetheke, die Ausleihe erfolgt bereits seit mehreren Jahren über Selbstverbuchungsgeräte. Nun wurde durch die Einführung intelligenter Rückgaberegale auch das Zurückgeben von Medien auf Selbstverbuchung umgestellt. Durch diese Umstellung soll eine Teilkompensation des zukünftigen Wegfalls von zwei Vollzeitstellen stattfinden. Zudem werden für den Ausbau weiterer Angebote Kapazitäten geschaffen.
Als Teilprojekt des langfristig angelegten Großprojektes „Automatisierung in der Stadtbibliothek“ ist die Einführung der Selbstrückgabe mit intelligenten Rückgaberegalen in sich abgeschlossen. Nachfolgende Teilprojekte sind z. B. ein Ausleihschrank für die Bibliothek der Dinge oder die Automatisierung der Außenrückgabe.
Für die Projektplanung wurde ein Gantt-Diagramm mit 6 Phasen erstellt, die jeweils mit einem Meilenstein abschlossen. Dabei bestand jede Phase aus drei bis acht Schritten. Der Projektplan wurde mehrfach angepasst. Dies betraf vor allem die Zeitangaben, wobei die Änderung an einer Stelle häufig weitere Änderungen nach sich zog, so auch für die ursprünglich festgelegten Meilensteine. Die Phasen des Projektplanes waren teilweise überlappend und teilweise konsekutiv, wie die Start- und Enddaten zeigen. Sie liefen im Großen und Ganzen erfreulich reibungslos ab.
Die Umstellung führte dabei zu Veränderungen in den Arbeitsabläufen und Tätigkeiten für das Bibliotheksteam. Um diese Veränderung erfolgreich zu gestalten, wendeten wir das 8-Stufen-Modell nach John Kotter an, welches dieser in seiner Publikation „Leading Organizations“ entwickelt hat:
Auf die einzelnen Stufen kann in diesem Blogbeitrag nicht weiter eingegangen werden.
Zwei Ereignisse führten dazu, dass die Inbetriebnahme sich vom Sommer auf den Herbst verschob: Zum Einen war für den Gewinner der beschränkten Ausschreibung der avisierte Liefer- und Installationstermin nicht haltbar, sodass er auf den Herbst geschoben werden musste. Zum Anderen hat der Verfasser übersehen, dass die Zustimmung des Personalrates für die Einführung erforderlich ist, die nicht frühzeitig eingeholt wurde. Dies führte letztendlich dazu, dass die Inbetriebnahme sich um weitere drei Wochen nach der Installation verzögert hat. Dies wäre vermeidbar gewesen, zumal es sich nicht um das erste Projekt gehandelt hat, für dass die Personalratszustimmung notwendig war. Die Frage, ob für Projekte oder Teile davon die Zustimmung des Personalrates notwendig ist, wird als „Learned Lesson“ bei allen zukünftigen Projektplanungen somit sehr weit vorne stehen, um derartige Verzögerungen zukünftig zu vermeiden.
Für die Darstellung der Veränderung der Arbeitsabläufe wurde ein Service Blueprint erstellt.
Gemeinsam mit den Beschäftigten wurden am Service gut auszuübende, nicht direkt mit diesem verbundene, Tätigkeiten aufgelistet und bewertet.
Ein besonders großer Vorteil für die Beschäftigten besteht darin, dass sich die Samstagseinsätze um ein Drittel reduzieren, da statt bisher mit sechs Personen in beiden Häusern mit nur noch vier Personen gearbeitet wird.
Insgesamt kann das Projekt als erfolgreich abgeschlossen und umgesetzt angesehen werden, die vermeidbaren Verzögerungen müssen jedoch bei zukünftigen Projekten berücksichtigt werden.
Projektzeitraum: März 2023 – Oktober 2023
Projektbetreuer*in: Prof. Dr. Katja Bartlakowski
Kontakt: volker.fritz@villingen-schwenningen.de