von Carlos Berbil Ceballos
Das DFG-Projekt „Digitalisierung historischer Fotozeitschriften“ erfolgt in Kooperation zwischen der Universitäts- und Stadtbibliothek Köln (USB Köln) und der Kunst- und Museumsbibliothek Köln (KMB). Sechs Monate nach meiner Einstellung als Projektmanager habe ich die Gelegenheit gehabt, dieses Praxisprojekt als Reflexionsprozess meiner Tätigkeit durchzuführen.
So war das Ziel dieses Praxisprojektes die Analyse, Optimierung und Planung des fortlaufenden Digitalisierungsprojektes. Dafür habe ich mich auf vertraute, grundlegende Werkzeuge des Projektmanagements verlassen, und zwar Project Canvas, Gantt- und Prozessdiagramme.
Es war beabsichtigt, nach der Planungsphase noch einige Optimierungsmaßnahmen als Teil dieses Praxisprojektes umzusetzen. Im Laufe der Zeit habe ich allerdings bemerkt, dass der Umfang zu groß geworden wäre. Deswegen wurde der neue Abschlusspunkt die Besprechung der Analyse, Optimierungsvorschläge und Planung mit der Projektleitung und dem Rest des Teams des Kollektionsmanagements der USB Köln.
Nach dieser Korrektur ist das Projekt wie geplant abgelaufen und wurde ein sehr gutes Beispiel einer positiven Wechselwirkung zwischen Studium und Beruf. Die erstellten Diagramme haben eine tiefe Reflexion und Diskussion über projektspezifische und projektübergreifende Abläufe ermöglicht. Sowohl die Projektleitung als auch die anderen Teammitglieder haben die Nützlichkeit der Diagramme wertgeschätzt. In der Tat durfte ich die gewonnenen Erkenntnisse sofort anwenden, um eine Fristverlängerung des Fotozeitschriftenprojektes zu beantragen.
Trotz der überzeugenden Erfahrung mit dem Projekt bleibt es unklar, inwiefern die Ergebnisse angewendet werden können. Es gibt inmitten der Anforderungen des laufenden Betriebes leider kaum Zeit, um sogar einen Bruchteil dieses Reflexionsprozesses durchzuführen. Die vorhandene Theorie sowie die Ergebnisse aus diesem Projekt schlagen allerdings vor, dass eine kurzfristige Investition in Definitions- und Planungsaufgaben einen positiven langfristigen Einfluss in den Steuerungs- und Abschlussphasen von Projekten hat.
Projektzeitraum: Oktober 2024 – Januar 2025
Projektbetreuer*in: Claudia Piesche
Kontakt: cberbilc@uni-koeln.de