{"id":900,"date":"2018-07-17T13:15:17","date_gmt":"2018-07-17T13:15:17","guid":{"rendered":"http:\/\/malisprojekte.web.th-koeln.de\/wordpress\/?p=900"},"modified":"2018-07-18T13:33:21","modified_gmt":"2018-07-18T13:33:21","slug":"lizenzverwaltung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/malisprojekte.web.th-koeln.de\/wordpress\/lizenzverwaltung\/","title":{"rendered":"Lizenzverwaltung mit dem webbasierten Enterprise Information Management-System (EIMS) FILERO"},"content":{"rendered":"
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Organisationsstruktur der FILERO-Datenbank (Quelle: LIB-IT DMS GmbH)<\/figcaption><\/figure>\n

von Korbinian Ruff
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Da die immer aufwendiger werdende Verwaltung von Lizenzvertr\u00e4gen mit den g\u00e4ngigen Bibliothekssystemen oftmals nur provisorisch (oder gar nicht) abgedeckt werden kann, wurde im Zuge dieses Projekts, mithilfe einer individuell und eigens hierf\u00fcr angepassten Modelldatenbank, ein flexibles und zentrales Lizenzverwaltungssystem aufgebaut, \u00fcber welches auch die Archivierung aller zugeh\u00f6rigen Vertr\u00e4ge, Rechnungen sowie des Schriftverkehrs abgewickelt werden kann.<\/p>\n

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Die Absicht des Projektes (im MALIS-Studiengang der TH K\u00f6ln unter der Betreuung von Dr. Peter Kost\u00e4dt) war es, ein System zu erhalten, das allen funktionalen Anspr\u00fcchen der Lizenzverwaltung gerecht wird, und das gleichzeitig \u00fcber einen zentralen Zugang einen einfachen Zugriff auf alle Datenklassen gew\u00e4hrleistet. Mit dem webbasierten System FILERO k\u00f6nnen strukturierte und unstrukturierte Daten in einer einzigen Datenbank abgelegt werden. Durch die globale Indexierung der Daten ist eine umfassende Volltextsuche m\u00f6glich. (s.a. FILERO, inkl. Unterseiten, LIB-IT DMS GmbH; abrufbar unter: https:\/\/www.lib-it.de\/produkte\/filero.html<\/a> [letzter Zugriff: 10.07.2018]).<\/p>\n

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FILERO-Einstiegsbildschirm \u201eGlobale Suche\u201d (Quelle: LIB-IT DMS GmbH)<\/figcaption><\/figure>\n

Alle Datenstrukturen (Metadaten und Datensatz-Layouts) wurden eigens f\u00fcr dieses Anwendungsszenario konfiguriert. Durch die Kombination aus Archivstruktur und Datenklassen ist ein au\u00dferordentlich hoher Anpassungsgrad an die bestehenden Strukturen und Anforderungen der vorhandenen Administrationsprozesse gegeben, wodurch die in der Einrichtung etablierten Abl\u00e4ufe und Strukturen soweit wie m\u00f6glich beibehalten werden k\u00f6nnen. Das Grundprinzip dieser Art der Datenstrukturierung ist, dass die Daten nicht bei jedem Vorgang erneut den Metadaten zugeordnet werden m\u00fcssen, vielmehr folgt das System einem umgekehrten Prinzip: die Daten werden ausgezeichnet (klassifiziert) und auf diese Weise durch Verlinkungen untereinander strukturiert.<\/p>\n

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Die verschiedenen Datens\u00e4tze werden den Metadaten zugeordnet (nicht umgekehrt!), d.h. jeder Metadateneintrag muss nur 1x angelegt werden (Quelle: LIB-IT DMS GmbH)<\/figcaption><\/figure>\n

Durch den Einsatz von FILERO k\u00f6nnen auch s\u00e4mtliche Arbeitsvorg\u00e4nge der Lizenzverwaltung direkt auf strukturierte Weise abgelegt und in einem <\/em>einzigen Datensilo zentral archiviert werden. Hierdurch k\u00f6nnen komplexere Zusammenh\u00e4nge der Datenstruktur sichtbar gemacht werden.<\/p>\n

\u00dcber den FILERO-Client k\u00f6nnen einerseits Inhalte aus einer Office-Anwendung unmittelbar in das Ablageziel geladen werden, andererseits k\u00f6nnen aber auch Datens\u00e4tze und archivierte E-Mails samt Anhang direkt aus FILERO heraus verschickt werden. F\u00fcr den gegebenen Anwendungsbereich kann dies beispielsweise die multilaterale Kommunikation im Rahmen von Konsortialverhandlungen erheblich erleichtern. Hierbei ist es jederzeit m\u00f6glich, alle Aktionen und \u00c4nderungen, die durch einen Benutzer an den Datens\u00e4tzen vorgenommen werden, zu protokollieren und nachzuvollziehen. Die Revisionssicherheit und IT-Compliance des Systems ist durch die komplette Versionierung\/Indexierung aller \u00c4nderungen gew\u00e4hrleistet (GoBD-Compliance). (s.a. BMF-Schreiben zu \u201eGoBD\u201d; abrufbar unter: https:\/\/www.bundesfinanzministerium.de\/Content\/DE\/Downloads\/BMF_Schreiben\/Weitere_Steuerthemen\/Abgabenordnung\/Datenzugriff_GDPdU\/2014-11-14-GoBD.html<\/a> [letzter Zugriff: 10.07.2018]).<\/p>\n

Das System verf\u00fcgt \u00fcber eine voll dokumentierte universale API-Funktionalit\u00e4t. \u00dcber diese Standard-Schnittstelle k\u00f6nnen bei Bedarf auch Titellisten von Verlagen eingepflegt werden. Mithilfe des Reporting Tools Report Weaver k\u00f6nnen s\u00e4mtliche Daten aufbereitet, ausgewertet und exportiert werden. Die webbasierte Anwendung wird automatisch skaliert und kann somit auf s\u00e4mtlichen mobilen Endger\u00e4ten im Responsive Design wiedergegeben werden.<\/p>\n

Sowohl in F\u00e4llen, wo die Verwaltung der Lizenzen von Grund auf neu organisiert werden muss, als auch in solchen, wo eine bereits vorhandene Struktur adaptiert werden muss, sollte die Einf\u00fchrung eines solchen Systems mit einer wesentlichen Vereinfachung in der Handhabung f\u00fcr den Anwender einhergehen. F\u00fcr die Erfordernisse einer Lizenzverwaltung kann hier auf Grundlage der entwickelten FILERO-Modeldatenbank ein individuell zugeschnittener L\u00f6sungsweg entwickelt werden.<\/p>\n

Der Aufbau und die Strukturierung eines eigens angepassten Lizenzverwaltungssystems ist zun\u00e4chst mit einem erh\u00f6hten Aufwand verbunden. Dieser Umstand muss bei den Erw\u00e4gungen im Vorfeld sowie in der Vorbereitungsphase ber\u00fccksichtigt werden. Um die Vorbedingungen richtig einsch\u00e4tzen zu k\u00f6nnen, bedarf es hier einer sorgf\u00e4ltigen Analyse der Gegebenheiten und Anforderungen. Daf\u00fcr erh\u00e4lt man jedoch ein Lizenzverwaltungssystem, welches bis ins Details auf die lokalen Bed\u00fcrfnisse abgestimmt werden kann. Ein solches System erm\u00f6glicht eine optimale Auswertung der lokalen Daten, da keine Zugest\u00e4ndnisse an vorgefertigte Komplettl\u00f6sungen gemacht werden m\u00fcssen.<\/p>\n

Profil Korbinian Ruff<\/a><\/p>\n

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