{"id":1458,"date":"2022-03-03T13:21:38","date_gmt":"2022-03-03T13:21:38","guid":{"rendered":"https:\/\/malisprojekte.web.th-koeln.de\/wordpress\/?p=1458"},"modified":"2022-03-03T13:21:38","modified_gmt":"2022-03-03T13:21:38","slug":"von-den-prozessen-einer-privaten-spezialbibliothek","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/malisprojekte.web.th-koeln.de\/wordpress\/von-den-prozessen-einer-privaten-spezialbibliothek\/","title":{"rendered":"Von den Prozessen einer privaten Spezialbibliothek"},"content":{"rendered":"

von Maria von Loh<\/strong><\/p>\n

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Abbildung 1: Die Prozesslandkarte und ein Prozessdiagramm der Commerzbibliothek (Quelle: Maria von Loh)<\/figcaption><\/figure>\n

In kleinen Bibliotheken m\u00fcssen wenige Mitarbeitende gemeinsam das ganze Spektrum der Bibliotheksarbeit bew\u00e4ltigen. Die Nutzenden erwarten wiederum die immer gleiche Servicequalit\u00e4t, unabh\u00e4ngig davon, ob sie gerade einer Bibliothekarin oder einer studentischen Hilfskraft gegen\u00fcberstehen. Um den \u00dcberblick in der un\u00fcbersichtlichen Vielzahl von Aufgaben zu behalten, hat sich die Commerzbibliothek der Handelskammer Hamburg daf\u00fcr entschieden, die Standards f\u00fcr ihre Arbeit mit Hilfe von Prozessmanagement aufzuzeichnen. Das im Folgenden beschriebene Projekt zeigt die ersten Schritte dieses Vorhabens.<\/p>\n

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Idee
\n<\/strong>Bereits seit mehreren Jahren setzt die Commerzbibliothek der Handelskammer Hamburg (HKHH) Qualit\u00e4tsmanagement ein, das f\u00fcr bestimmte T\u00e4tigkeiten feste Vorgaben und Leitlinien definiert. Davon betroffen sind vor allem Aufgaben, die budget\u00e4r wirksam sind oder von allgemeing\u00fcltigen Regelungen abweichen. Im Alltag hat sich allerdings zunehmend herausgestellt, dass die Mitarbeitenden Aufgaben unterschiedlich ausf\u00fchren oder eine Urlaubsvertretung sehr langen individuellen Vorlauf braucht. So kam es den Mitarbeitenden sehr gelegen, dass die HKHH Prozessmanagement einf\u00fchren m\u00f6chte. Zu Beginn wurden von allen Abteilungen Vorschl\u00e4ge zu dem Thema eingefordert, woraus das Projekt BPM@Cobi entstand. Es soll sich in einem ersten Schritt mit der Entwicklung einer Prozesslandkarte und einer Abbildung der grundlegenden Prozesse der Commerzbibliothek besch\u00e4ftigen. Au\u00dferdem soll die Chance genutzt werden, das bestehende QM-Handbuch zu \u00fcberarbeiten und gleichzeitig verbindliche und einheitliche Standards f\u00fcr alle T\u00e4tigkeiten zu definieren.<\/p>\n

Durchf\u00fchrung
\n<\/strong>Zu Beginn des Projektes BPM@Cobi existierte bereits eine Prozesslandkarte und drei Prozessdiagramme aus einem \u00e4lteren Vorl\u00e4ufer-Projekt. Zun\u00e4chst wurde das neue Projekt grob geplant, die Mitarbeitenden f\u00fcr dessen Durchf\u00fchrung gewonnen und Workshops terminiert. Die unfertige Landkarte wurde in dem ersten Workshop \u00fcberarbeitet und daraus die weiteren Inhalte f\u00fcr das Projekt abgeleitet.<\/p>\n

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Abbildung 2: Von der alten zur neuen, finalen Prozesslandkarte (gr\u00fcn hinterlegt sind solche Prozesse, die im Rahmen des Projektes bearbeitet wurden) (Quelle: Maria von Loh)<\/figcaption><\/figure>\n

Daraus entstanden sind 11 einst\u00fcndige Prozess-Workshops. In diesen wurde jeweils ein Prozess mit Hilfe der Post-It-Methode aufgezeichnet, sowie die Verantwortlichkeiten und Zusammenh\u00e4nge dokumentiert. Nach dem Workshop wurden die Entw\u00fcrfe in die Prozess-Engine Signavio mit Hilfe der Notation BPMN 2.0 \u00fcbertragen. Im Weiteren erhielten die Workshopteilnehmenden Zugang zu den Diagrammen und konnten diese kommentieren. Nachdem auch die so mitgeteilten \u00c4nderungsw\u00fcnsche eingearbeitet waren, konnten alle Mitarbeitenden die Ergebnisse einsehen und sich untereinander auf diese verst\u00e4ndigen. Nach einem abschlie\u00dfenden Review wurden die Prozesse in der Landkarte verlinkt und f\u00fcr das ganze Haus ver\u00f6ffentlicht. Sie erhalten dadurch ihre Verbindlichkeit f\u00fcr die Arbeit in der Commerzbibliothek.<\/p>\n

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Abbildung 3: Von Post-It-Whiteboard zum fertigen Prozess-Modell am Beispiel des Prozesses \u201eeBook-Anfragen bearbeiten\u201c (Quelle: Maria von Loh)<\/figcaption><\/figure>\n

Fazit und Ausblick
\n<\/strong>Das Ergebnis des Projektes sind insgesamt 17 vollst\u00e4ndig modellierte, gepr\u00fcfte und sinnvoll verbesserte Prozesse. Sie beschreiben die wesentlichen Aufgaben der Bibliothek auf eine einfach lesbare und dennoch informative Art. Zus\u00e4tzlich in den Prozessen hinterlegte Informationen unterst\u00fctzen w\u00e4hrend der Nutzung und dienen gleichzeitig als Nachschlagewerk. Die Prozessaufnahmen in kleinen Workshops mit wenigen Mitarbeitenden hat sich f\u00fcr dieses Projekt als sehr produktiv erwiesen. Es konnten alle Zielvorgaben eingehalten werden.<\/p>\n

Die Bibliotheksmitarbeitenden sind von der Einfachheit, Verst\u00e4ndlichkeit und Nutzbarkeit der Prozesse begeistert. Sie sch\u00e4tzen vor allem die unterst\u00fctzende Wirkung, die ein Prozessdiagramm auf eine Diskussion entfalten kann. Eine solche Form der Visualisierung von Aufgaben und auch Problemen bringt alle Beteiligten auf einen Wissensstand und erm\u00f6glicht es, gezielt Fallstricke anzugehen. Sie haben daher von sich aus beschlossen, in der zweiten H\u00e4lfte des Jahres den zweiten Teil des Projekts zu starten. Es ist geplant, bis Ende 2022 alle grundlegenden Prozesse zu \u00fcbertragen und vollst\u00e4ndig zu dokumentieren.<\/p>\n

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Projektzeitraum: M\u00e4rz 2021 bis August 2021
\nProjektbetreuer*in: Prof. Dr. Simone F\u00fchles-Ubach
\nKontakt: maria.vonloh@gmail.com<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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